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発送代行とは、ECサイトや通信販売業者が行う「発送」部分の代行サービスのことです。ECサイト市場の拡大によって、BtoCはもちろん、CtoC、DtoCの発送代行も増加しています。
そこで今回は、発送代行サービスが多くのEC事業者に活用されている理由や、代行業者の選び方について解説します。
発送代行とは、商品を発送する業務をアウトソーシングすること
ECサイトや通信販売で売った商品の発送を、第三者にアウトソーシングすることを発送代行と呼びます。発送代行サービスは専門業者のほか、個人が小規模で請け負うこともありますが、この記事では主に発送代行業者が展開するサービスについて解説します。
発送代行サービスの委託範囲や業者、契約内容によって変わりますが、主な業務は下記のとおりです。
＜発送代行サービスが行う業務＞
- 入荷・検品
入荷・検品とは、メーカーなどから倉庫に届いた商品を検品し、倉庫管理システムに登録して保管すること。後の作業がスムーズに進むよう、決められた棚などに商品を収めます。
- 在庫保管
在庫保管とは、必要に応じて温度管理などを行いながら、商品在庫を保管することです。在庫数の管理や状態の確認なども行います。
- 伝票の入力
伝票の入力とは、受注内容に応じて、配送伝票などを発行することを指します。近年ではシステム化し、自動で管理することが可能です。
- ピッキング
ピッキングとは、出荷指示書に従って倉庫の中から注文品を探し出し、仕分けることを指します。また、商品を再度検品し、破損や間違いがないか確認します。
- 梱包
梱包とは、商品の特性に応じて段ボールなどを使って荷造りをすることです。商品を安全に届けるために、緩衝材や梱包材を使って運搬中に商品が破損しないように梱包します。
- 発送
発送とは、注文者の元へ商品を届けるために、運送業者に商品を引き渡すことを指します。代行業者が提携している外部の配送業者に依頼することが多いでしょう。
- 受発注管理
受発注システム自体を代行業者が管理する場合もあります。その場合は受注から、自動で出荷業務までを一括で業務を委託することができます。
多くの代行業者では、EC事業者の受注管理システムや在庫管理システムを自社システムと連携させることで、ECサイト上での受注から、自動で出荷対応までの業務を行います。さらに、業者によっては、商品のラッピングやのし、大型家具の組み立て、返品処理などの対応も可能です。
一方で、ピッキングから梱包、発送のみを委託するといった業務の一部のみを代行してもらうパターンもあります。依頼範囲を細かく設定できる業者は、小規模なEC事業者でも予算や自社の状況に応じて活用できるのがメリットです。
発送代行サービスのメリット
発送代行サービスの利用には、多くのメリットがあります。発送を自社ではなく外部委託するメリットを4つご紹介します。
メイン業務に集中できる
商品の発送業務には、入庫、保管、ピッキング、帳票発行、梱包、発送など、さまざまな工程があります。これらをすべて自社で行うには、多くの人員と手間、時間が必要です。外部サービスを活用すれば、商品開発や仕入れ、広告といったECサイト運営に関するメイン業務に、人手を集中させることができます。
発送業務は、高い正確性が求められる一方で、新しい商品を開発するといった業績拡大につながる仕事ではありません。必ずしも社内で行う必要はないため、一連の発送業務は外部に委託してリソースを有効活用するのもひとつの選択肢といえます。
在庫スペースが不要になる
在庫を発送代行業者に預けて管理を任せることで、自社で倉庫を保つ必要はなくなります。その分、自社の持つスペースを生産性の高い業務に活かすことが可能です。また、外部倉庫を借りている場合は、倉庫の賃料のコスト削減にもつながります。
プロによる発送業務でミスが減少
発送代行業者の多くは、業務をシステム化、自動化し、正確でスピーディーな発送業務を実現しています。こうした専門業者ならではの最新のノウハウや設備を活用することで、誤配や商品の破損といったトラブルを未然に防ぎやすくなるでしょう。顧客の望む日程で確実に商品を届けられますから、顧客満足度の向上も期待できます。
物流経費の削減、費用の見える化
季節ごとのセールやイベントなどの際は、一時的に受注量が増加することが見込まれます。その度に自社で倉庫を拡充し人員を確保すると、その分固定費が増加。しかし繁忙期を過ぎれば、倉庫スペースは空き、人員も余剰になるなど無駄なコストが生まれてしまいます。
発送代行を利用すれば、物流量の増減に対して保管スペースや人員をその都度増減して変動費化でき、物流経費の削減が可能に。物流経費の削減につながります。
さらに、発送代行業者が発行する売上状況や回転率などのレポートは、経営分析や効率化に役立てられます。
発送代行サービスの料金の内訳
発送代行サービスの利用には、費用がかかります。具体的な料金システムは業者や契約内容によっても変わりますが、大きく下記の4つに分けられるでしょう。
入荷・入庫費用
入荷は倉庫に荷物を受け入れることで、入庫は商品を倉庫に受け入れるための検品や倉庫管理システムへの登録、決まった保管場所への移動を指します。入荷・入庫費用は、商品1個ごとにいくら、または、1箱ごとにいくらというように、実際に入庫した個数に応じて費用が決まる場合が多くなっています。
保管費用
保管費用は、倉庫に在庫を保管するための費用のことです。商品の大きさなどによっても必要なスペースが変わるため、個数単位ではなく、「1坪あたり◯円／月」「1ラックあたり◯円／月」といった形で料金設定がされているのが一般的。ただし、温度管理が必要な冷蔵商品や冷凍商品などの場合は、その分の費用が加算されます。
なお、保管に必要な人件費や光熱費などは、別途固定費用として請求されることがあります。これは、保管スペースにかかわらず、代行サービスを利用するために必要な費用として計上されるので注意してください。
梱包費用
梱包費用とは、商品のピッキング、梱包、発送業者への引き渡しにかかる費用全般のこと。荷物1個あたり◯円という設定が多くなっています。
納品書やチラシ、送り状などの添付費用は梱包費用の中に含まれていることもありますが、ラッピング対応やのしといった特別な対応は、別料金が設定されていることが一般的です。
発送費
発送費とは、荷物をトラックに積み込み、配送業者に引き渡すまでにかかる費用です。発送代行業者が自社でトラックやドライバーを用意していることもあれば、外部の配送会社と提携していることもあります。いずれにせよ、発送する商品の大きさや重さに応じて費用が決まります。
自社に合った発送代行業者を選ぶ際のポイント
数多くある発送代行サービスの中から、自社に合ったサービスを選ぶためには、どうすればいいのでしょうか。自社の取扱商材や、発送にかかるコストを確認した上で、下記の4つのポイントを考慮して検討するのがおすすめです。
コストは見合っているか
自社で発送を行った場合にかかるコストと、発送代行サービスを利用したときのコストをまずは比較してみましょう。
まずは、サービスを利用するのに必要な基本料金や、在庫を預けるのに必要な倉庫利用料といった固定費と、1発送ごとにかかる料金の合計を見積もってもらってください。セール時期などの変動を含めて計算する必要があるため、単月ではなく年間を通したコストを比較します。
コストが下がれば利用するメリットがありますし、コストが上がる場合でも削減できる手間や時間に見合う額だったり、土日の発送対応や即日発送などのサービス向上による売上増が見込めたりするならば、検討の余地があります。一方、大幅にコストが上がってしまう場合は、コスト面でいえば発行代行サービスを利用するメリットはないという判断になります。
出荷可能数や保管場所は適しているか
商品を保管する場所は、自社から近いほうがトラブル発生時などに安心ですし、状況の確認もしやすいので、所在地やサービス展開地域も重要なポイントです。
また、1ヵ月あたりに対応できる数が自社の事業規模に合っているかどうかも見ておく必要があります。「一定数を超えると追加料金がかかる」「一定数を下回るとかえって損になる」といった可能性もあるため、規約をしっかり確認するようにしてください。
サポートは手厚いか
トラブル発生時の対応や、顧客からの問い合わせ対応、不明点があった場合の対応など、サポート体制が充実しているかどうかも大切です。万一問題が起こった際、どのように対応してくれるのかは業者によって異なります。顧客に負担がかかることがないように、あらかじめ確認してください。
得意な分野は合致しているか
発送代行業者によって、得意な分野と取り扱い経験の少ない分野があります。「食品」「アパレル」「家具」「家電」「書籍」「医薬品」など、自社の取り扱っている商品の特性を踏まえた対応が可能な事業者を選ぶのがおすすめです。
発送代行業者選びは物流専門企業へ相談を
発送代行業者には、自社の商品情報や売上情報、顧客情報などを渡すことになります。顧客と直接かかわる仕事を任せることになるため、信頼できる正確な対応をしてくれる業者を選ぶ必要があるでしょう。
自社にぴったり合った発送代行業者を見つけるためには、物流業界の知見を持った専門業者への相談が効果的です。プラス ロジスティクスグループでは、それぞれのお客様の取扱商材や事情に合わせた物流設計を行っていますので、ぜひご相談ください。
