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受注代行とは、商品の注文受付から発送までの業務を代行するサービスのことです。ECサイトや通販サイトの運営において、受注業務は重要な業務のひとつですが、人手不足や業務の煩雑さなどの課題を抱えている企業も多いものです。受注代行サービスを利用することで、これらの課題を解決し、業務の効率化やコスト削減を図ることができます。
この記事では、受注代行のサービス内容や委託できる業務のほか、委託するメリット・デメリットについて解説します。ECサイトを運営し、受注業務や物流業務に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。
受注代行とは受注に関する事務全般の代行サービスのこと
受注代行とは、商品の注文受付から発送までの業務を代行するサービスのことです。ECサイトや通販サイトを運営する事業者が、商品やサービスの受注に関する事務全般について委託することができます。
受注業務は、顧客からの商品の注文受付から発送までの一連の業務を担います。業務範囲が広く、それぞれに専門的な知識やスキルが求められるため、複雑な業務といえるでしょう。
また、繁忙期に受注が急増するなど業務量が変動的で、受注業務に集中せざるをえない時期もあります。受注業務はビジネスの中でも重要なものですが、それだけに集中していては、商品・サービスの拡充やマーケティング展開など、本来の業務にリソースを割くことができなくなりかねません。
そこで、受注代行業者に受注業務全般を委託すれば、大切な受注を逃すことなく、本業にリソースを集中することができ、物流工程におけるミスやトラブルの発生も抑えることができます。受注や物流工程で課題を抱えているECサイトや通販サイト事業者は、利用する価値が高いといえます。
受注代行の料金体系は2種類
受注代行の料金体系は、大きく分けると2種類あります。実際の料金はオプションや事業規模によっても異なりますが、基本的な料金体系は下記のとおりです。
成果報酬型・従量課金制
成果報酬型・従量課金制とは、毎月の固定費ではなく、作業を行った件数や売上高によって費用を計算する料金体系のことを指します。受注件数や売上高に応じてコストを抑えられることがメリットですが、予算を立てづらい面もあります。
月額固定制
月額固定制とは、毎月一定の料金を支払う方式です。受注件数や売上高にかかわらず、一定の費用で受注業務を委託することができるため、予算が立てやすくコスト管理しやすいのがメリットです。毎月同じ金額を支払うため、受注件数や売上高が少ない場合は、割高になる可能性もあります。
受注代行の具体的な業務とは？
受注代行に依頼することができる業務は、どのようなものがあるのでしょうか。具体的な内容について見ていきましょう。
注文受付・注文内容確認
注文受付とは、顧客からの注文を受け付けることをいいます。インターネット経由のほか、電話やFAX、メールなどで注文を受けます。注文内容を確認し、数や色の間違いや、在庫切れなどの問題がないかを確認します。
入金確認・在庫確認
入金確認とは、顧客から商品代金が入金されたかどうかを確認する業務です。入金の金額や期日をしっかりとチェックし、注文内容と一致しているかを確認する必要があります。入金が未完了の場合は、顧客に督促する場合もあります。
入金が確認できたら在庫を再度確認し、次の発送準備にとりかかります。
発送準備・発送指示
発送準備・発送指示とは、発送にかかわる指示データを作成する業務のことです。倉庫では、発送指示に従って商品をピッキングし、梱包。配送業者に引き渡します。
在庫管理
在庫管理とは、在庫情報を正確に管理する業務のことです。受注代行では、注文受付と連携して、商品の入荷や出荷、在庫切れなどの管理を行います。商品の在庫量や在庫状況を管理し、在庫量を正確に把握することで、売り越しや欠品などのトラブルを防ぎます。
また、在庫の動きや傾向を分析することで、在庫管理の効率化や売上向上につなげることが可能です。
返品・交換処理・顧客対応
返品・交換処理とは、顧客から返品や交換の希望があった際に対応する業務のことです。店舗で商品を手に取って確認することができないECサイトでは、返品・交換の依頼が頻発します。
受注代行の業務範囲に返品・交換処理が含まれる場合、受注業務や在庫管理と連携して、返品や交換の対応を行います。あらかじめ返品・交換の条件を明確にすることで、トラブルを防ぐことが可能です。
また、顧客対応とは、顧客からの問い合わせやクレームに対応する業務です。顧客満足度の向上のためにも重要な業務であるため、どのように対応するか、記録をどう残すかなど、細かくルールを設定しておくことをおすすめします。
商品情報管理業務
商品情報管理業務とは、商品の名称や価格、仕様、在庫状況など、商品に関する情報を管理する業務のことです。さまざまなECサイトを利用している事業者の場合、それぞれのECサイトで新商品を掲載したり、セールの準備をしたり、価格や在庫状況などを最新データに更新する作業が必要になります。受注業務や在庫管理、顧客対応などと連携して、商品に関する情報を正確に管理し、情報を更新します。
商品情報は常に最新の状態に保つことが求められ、正確さも重要です。顧客の混乱や誤った情報の流布、ミスをカバーするための無駄な業務の発生を防ぐためにも、商品情報を一元管理し、業務を効率化することが大切です。
受注代行を利用するメリット
幅広い業務を委託できる受注代行ですが、利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。主なメリットには、下記の3つがあります。
受注に関連する業務の工数を削減できる
受注に関するプロに委託するため、自社で行う受注に関わる工数を削減することができます。受注から出荷までを受注専門のプロに任せることになるため、正確かつ迅速に顧客のもとに商品を届けることが可能です。
受注業務が安定化する
受注業務は幅広く、複雑なものですが、受注代行業者を利用することで、効率的に受注業務が完了。ミスがなく、安定化することにつながります。
受注と物流の品質が高まることは結果的に顧客にもメリットとなり、自社の売上向上にも貢献します。
人件費などのコストを削減できる
受注代行に業務を委託することで受注業務のために人員を割く必要がなくなり、人件費を削減することが可能です。教育コストもカットでき、受注・物流に関わる倉庫やシステムなどの費用もかかりません。
受注代行を利用するデメリット
便利な面が多い受注代行ですが、受注代行にもデメリットがあります。受注代行を利用する際に生じるデメリットは下記のとおりです。
受注業務のノウハウが社内に蓄積されない
受注代行を外部に委託することで、受注業務のノウハウが社内で蓄積することができなくなります。将来的に自社で受注業務を行う予定がある場合は、注意が必要です。
個人情報流出の可能性がある
顧客情報や商品情報などの機密情報が、外部流出するリスクはどうしても生じてしまいます。信頼できる業者を選定し、セキュリティについて確認してから委託を進めることが大切です。
受注代行業者の選び方
自社の大切な商品や顧客情報を預けることになるため、受注代行を利用する場合は、信頼できる業者を複数比較し、適した業者を選定することが大切です。ここでは、受注代行業者を選ぶポイントをご紹介します。
自社の商品に合った対応が可能かどうか
受注代行業者によって、それぞれに得意なジャンルがあります。自社の商品に適しているかを確認し、依頼したい業務の対応が可能かどうかも細かくすり合わせましょう。
コストが合致するか
受注代行のための予算と金額感が合っているか、自社で受注業務を行う場合と比較し、コスト感を検討してください。
特に、繁忙期・閑散期がある場合は注意が必要です。委託したものの、自社で行うより大幅なコストアップになることがないように、複数の業者で見積もりを取ることをおすすめします。
実績や成功事例はあるか
受注代行について実績を持つ業者は、知識やノウハウが豊富なため、在庫管理や物流についてコンサルティングを行うことが可能です。取引事例や実績を確認し、自社の課題を解決してくれる業者かどうかを判断してください。
受注に関する困り事があるなら、物流専門企業へアウトソーシングがおすすめ
ECサイトや通販を運営している事業者が、受注に関する課題を抱えているケースは多いものです。繁忙期に受注をさばききれなかったり、在庫管理がうまく進められなかったりといった困り事があるなら、物流専門企業にご相談ください。
プラス ロジスティクスは、物流専門企業です。受注業務をはじめ、在庫管理や倉庫運営のノウハウを持ち、最新システムの導入・設計の事例も豊富です。
受注業務や倉庫運営を一括でアウトソーシングすることで、物流課題の解決につながるでしょう。それぞれのお客様にとってベストな受注業務や物流を、オーダーメイドでご提案させていただきます。
