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棚卸とは、倉庫などに保管されている在庫の数を確認する業務のことです。在庫数が曖昧なまま業務を継続していると、「商品を出荷しようとしたのに在庫が足りなかった」「発注をかけた商品の在庫が大量に見つかって在庫過多になってしまった」といった問題が発生します。業務の無駄をなくすためにも、正確な申告を行うためにも、定期的に棚卸を行い、在庫の数を明らかにすることが大切です。
本記事では、特に物流倉庫における棚卸について、業務内容や流れ、効率化の方法などについて解説します。
棚卸とは荷主の資産を確定するために、倉庫内にある在庫数を確認する作業のこと
棚卸とは、保管されている在庫の数を確認する業務です。棚卸をすることで、在庫の正確な数を把握できます。また、棚卸の結果は原価計算にも用いられるため、棚卸をしなければ正しい利益を算出できません。
物流倉庫に保管されている在庫は荷主の資産ですから、物流倉庫の棚卸は「荷主の資産を確定する」という重要な役割を持ちます。定期的にデータ上の在庫数と実際に倉庫に保管されている商品の在庫数を照らし合わせ、ずれを解消しましょう。
棚卸の主な種類は「実地棚卸」と「帳簿棚卸」の2種類です。ただし、どちらかの方法で行えば良いというものではありません。両方を併用することで、正確性の高い在庫管理が可能になります。
実地棚卸
実地棚卸とは、物流倉庫などに保管されている実際の商品の数や品質をチェックすることです。ただ「棚卸」といった場合、一般的には実地棚卸を指します。
実地棚卸は、データではなく実物を目視などで確認しますから、商品の劣化や破損といった問題にも気づけるのがメリットです。実際に出荷できる在庫が何点あるのかを、正しく把握できます。
実地棚卸は決算に必要な業務なので、どの企業も最低でも年に1度は行っています。より正確に在庫管理をするために、企業によっては半年や四半期ごとなど、定期的に複数回行うことも。しかし、実地棚卸には手間と時間がかかるため、業務上の負担が増加します。保管している商品の数や特性、会社の方針などに応じて頻度を決定してください。なお、実地棚卸の方法には、下記の2つがあります。
- 一斉棚卸
一斉棚卸とは、棚卸以外の出荷業務など、倉庫内作業を停止して行う大規模な棚卸のことです。短期間で終えられるためミスが少なくなる一方、スケジュール調整や人員の確保といった課題も大きいことが特徴。
- 循環棚卸
循環棚卸とは、通常の業務と並行して行う棚卸のことです。ほかの業務を止めずに行えますが、すべての確認を終えるまでに時間がかかることが多く、ミスも起こりやすくなります。
帳簿棚卸
帳簿棚卸は、帳簿をもとに、仕入れた商品数から出荷した商品数を差し引いて、現在の在庫数を算出する棚卸の方法です。あくまでも帳簿上の数字ですから、在庫数を実際の在庫と区別できるよう、「理論在庫」と呼ぶこともあります。
帳簿棚卸は、日々の業務の中で行うものです。在庫不足を起こすことがないよう、スピーディーで正確性の高い作業が求められます。
帳簿棚卸をスムーズに進めるためには、WMS（倉庫管理システム）の導入が便利です。入庫した商品と出荷した商品をシステム的に管理することで、数え間違いや計算間違いを防ぎ、正確性の高い管理が可能になります。
棚卸の目的
棚卸は、在庫を持つすべての企業にとって欠かせない業務です。棚卸を行う目的について、詳しく見ていきましょう。
正確な利益を把握するため
棚卸をして正確に在庫数を把握することは、利益額の計算に必要です。物流業界では、倉庫に保管されている荷物は荷主の商品ですから、「荷主が利益の計算をする際に必要」ということになります。在庫数が利益に影響するのは、在庫によって売上原価が変わるためです。利益は、売上から売上原価を差し引いて求めますが、このときに差し引ける売上原価は、在庫数によって変動します。
例えば、1個500円で100個仕入れた商品のうち、80個を900円で販売し、20個が在庫として残っているケースで、利益がいくらなのか考えてみましょう。
この場合、仕入時に500円×100個＝5万円を支払っています。一方、売上は900円×80個＝7万2,000円です。しかし、利益額を求める際に7万2,000円から5万円を差し引くことはできません。仮に5万円を引いた場合、手元に残っている20個の在庫は原価が0円ということになってしまうからです。
売上から差し引ける原価は、あくまでも販売した80個の仕入れ値である500円×80個＝4万円だけです。上記のケースの利益は、7万2,000円－4万円＝3万2,000円となります。
在庫がいくつ残っているのかがわからなければ、上記のような計算はできません。荷主が正しい利益を算出して申告するためには、期末時点の棚卸が必須なのです。
適切な在庫管理を行うため
棚卸は、実際の在庫とデータ上の在庫のずれを確認するためにも必要です。数多くの商品が出入りする中で、実情とデータにずれが生じたり、劣化した商品があったりすることもあるでしょう。そのようなときは、実情に合わせてデータを修正しなければいけません。特に、手書きの帳簿やExcelなど、アナログに在庫管理をしている場合、ミスが発生する可能性が高まります。定期的に棚卸を行い、正確な在庫数を把握することが必要です。
また、在庫管理を行うことで、売れ行きの悪い商品や、紛失していたと思っていた過去の在庫などを発見できることもあります。
販売機会の損失を防ぐため
棚卸による在庫管理の徹底は、販売機会の損失防止に役立ちます。商品の数を正確に把握することで、受注上限数が明らかになりますし、適切な仕入れのタイミングも計りやすくなるのがメリットです。
また、商品の状態を確認して不良品を取り除くことで、実際に出荷できる商品の数も正確にわかります。受注後に商品の劣化が判明して出荷できなかった場合、納期の遅延が原因のキャンセルなどが起こりかねません。棚卸をして、いつでも販売できるように商品をそろえておくことが大切です。
自社の在庫管理を見直すため
棚卸で実際の在庫数と帳簿上の在庫数を照らし合わせることで、どの程度正確な在庫管理ができているかがわかります。ずれが生じた場合は、原因を究明することが必要です。
ずれが大きいと、原因究明や調整に時間と手間がかかるかもしれません。しかし、改善によって正確性の高い在庫管理ができるようになれば、棚卸時の負担も少なくなっていくはずです。
実地棚卸の方法と流れ
実地棚卸には「タグ方式」と「リスト方式」という、2つの方法があります。それぞれメリットとデメリットがあるため、自社に合った方法を選んでください。
タグ方式
タグ方式では、下記の手順で棚卸を行います。
＜タグ方式の手順＞
- 在庫の数を担当者が数える
- 棚札と呼ばれる伝票に数を書き込む
- 棚札を荷物に貼り付ける
- すべての商品をチェックし、貼り付けた棚札を回収する
- リストと照らし合わせて過不足を確認する
タグ方式は、タグの貼り忘れを目視で確認しやすく、連番の札を使用することで回収漏れも防ぎやすいミスの少ない方法です。反面、手間がかかりがちという難点もあります。
また、棚札に書き込む在庫数を目視で数えるときに、数え間違いが発生する可能性があります。
リスト方式
リスト方式の棚卸の手順は、下記のとおりです。
＜リスト方式の手順＞
- 在庫管理表を用意する
- 実際の在庫の数を数えて、在庫管理表と差がないか確認する
棚卸のもととなる在庫管理表を用意しておくことで、スムーズに作業を進められます。反面、リスト自体の誤りに気づきにくいという大きな問題もあります。在庫管理表に記載されていない荷物がないか、十分な注意が必要です。
また、数のチェックを目視で行う場合、タグ方式同様に数え間違いが生じるリスクもあります。
棚卸を正確、かつ効率的に行う方法とは？
棚卸のミスは、在庫数や決算に影響しますので、正確性を重視して行う必要があります。しかし、すべての業務を止め、長い時間をかけて棚卸を行うことは困難です。
ここでは、通常業務をできるだけ止めずに、効率良く正確な棚卸を行うための方法をご紹介しましょう。
WMSを導入する
WMSは、在庫の管理に特化した物流システムです。商品のバーコードや二次元コードをハンディーターミナルなどでスキャンするだけで、簡単に入荷や出荷の処理が行えます。棚卸時も、バーコードなどをスキャンすることで数量を計上していけるため、数え間違いが起こりにくいといえます。
WMSは、棚卸だけでなく通常業務の効率化と正確性を向上させることが可能です。倉庫内業務を行う上で、非常に有用で効率化に役立つシステムといえます。ただし、導入には設備投資やスタッフの教育コストがかかります。
日々の検品業務を丁寧に行う
日頃の業務の中で丁寧に検品を行っていれば、データ上の在庫数と実際の在庫数のずれを最小限に抑えることが可能です。入出荷時の検品をダブルチェックするなど、正確性の高い検品を行えるように工夫しましょう。
また、返品処理など、イレギュラーな対応をしたときのデータへの反映や処理方法をマニュアル化し、誰が担当しても正確な対応ができるようにしておくことも大切です。ミスが起こりやすいシーンを洗い出して、対処法を検討することをおすすめします。
物流専門企業にアウトソーシングする
棚卸業務を物流専門企業にアウトソーシングするのも、解決法のひとつです。物流専門企業には、棚卸をはじめとした物流関連のノウハウがありますし、設備も整っていますから、迅速で正確性の高い棚卸が可能です。
棚卸は目視で確認するシーンが多いためヒューマンエラーがどうしても起こりやすく、担当者によって精度が変わりやすいといった問題をはらんでいます。外部委託することで、人件費の削減やミスの軽減効果が期待できます。
棚卸を自社で行わなくなれば、その分の人員を別の業務にあてられるようになります。利益を生み出しやすい別の業務に時間と人件費をかけることで、企業の成長や売上アップを目指すことも可能です。
効率的で正確な棚卸は物流専門企業へのアウトソーシングがおすすめ
棚卸は、利益や在庫数を明らかにするために必須の業務です。精度の高い棚卸は、正確性の高い在庫管理を実現するだけでなく、正しい申告と健全な経営にもつながっていくといえます。しかし、棚卸には多大な労力がかかります。ほかの業務を圧迫することがないよう、計画的に進めることが求められます。
棚卸の正確性や業務負担に課題を感じている方には、物流専門企業へのアウトソーシングもおすすめです。間違いのないスピーディーな棚卸が実現するだけでなく、人件費の削減にもつながるでしょう。
プラス ロジスティクスグループは、棚卸をはじめとした物流に関する課題解決と最適化をサポートしている物流専門企業です。棚卸の効率化や正確性の向上を目指している方は、お気軽にご相談ください。
