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企業が売上を上げるためには、まず顧客からの「受注」を取る必要があります。これは、企業間取引でも、個人向けECサイトや通販でも変わりません。受注業務をスムーズに行い、顧客の要望に応えていくためには、適切な受注管理が求められます。
この記事では、受注管理の具体的な内容や範囲のほか、効率良く受注管理を行うためのコツについて解説します。Excelや手作業で受注管理を行っている事業者や、受注管理に課題を感じている事業者は、ぜひ参考にしてください。
注文を受け出荷管理するまでの過程を管理する受注管理
物流における受注管理とは、受注とそれに付随する物流業務の管理を行うことです。
そもそも受注とは、顧客から注文を受けること。注文を受けたECストアやメーカーは、注文内容に従って物流センターに出荷指示を出し、出荷指示を受けた物流センターは、必要な商品をピックアップして検品と梱包を行い、顧客の元へと商品を配送します。こうした一連の流れが適切に行われるように管理する業務が、受注管理です。
元々、受注管理は、受注に関する管理のみを指していましたが、近年では上記のように示す範囲が広がっています。ケースによっては、取引契約の締結、見積書や注文請書の発行業務といった営業活動も受注管理の業務に含めることがあります。
すべて一連の商取引の中で行われることなので、一括管理することでスムーズな対応が可能です。顧客の状況を即座に把握し、適切なフォローを行うためにも、受注管理の徹底が求められます。
受注と受注管理の違い
「受注」と「受注管理」は混同しがちな言葉ですが、その意味は異なります。
受注は注文を受け付ける行為そのもののことに対して、受注管理は受注から商品を顧客に届けるまでの過程の管理を指します。受注管理は受注注文の受付自体ではなく管理を指す点と、指し示す範囲が異なる点に注意してください。
受注の場合は、「顧客からECサイトを通して受注した」といった使い方をするのに対し、受注管理は「受注管理の進捗状況を追跡する」といった使い方となります。
受注業務の具体的な内容
受注業務には、多くの工程があります。適切な管理を行い、各工程をスムーズに進めましょう。具体的な業務内容は下記のとおりです。
- 注文内容の確認および見積もりの作成
顧客から商品の問い合わせや見積もり依頼を受けたら、内容を確認して見積書を作成します。その時点でおおよその納期や在庫の有無などを確認しておきましょう。見積もりを出した後で、見積もりどおりのサービスや商品を提供できない場合、顧客からの信頼を損ねるおそれがあるためです。
とはいえ、永続的に見積もり内容を有効にすることはできません。業種に応じた有効期限を明記するのが一般的です。
- 取引契約の締結
見積もり内容に顧客が同意すると取引契約の締結となり、受注が成立します。納期や保証期間、支払方法、支払日について、認識のすり合わせを行ってください。
なお、ECストアのようなBtoCの取引では、見積書の発行を省略し、消費者が商品にカートを入れて「注文する」ボタンをクリックすることで売買契約締結となることがほとんどです。
- 在庫確認・納期の連絡
受注した商品を確保し、正確な納期の連絡を行います。在庫不足が発生した場合は、即座に商品の確保に努め、納期が遅れる旨を連絡します。
「契約どおりの納期で商品を納品できない」ということになりますから、顧客の要望を踏まえて誠実な対応を取らなければいけません。このような事態を防ぐためには、受注状況とリアルタイムで連動できる徹底した在庫管理が必要です。
- 受注伝票・注文請書の作成
注文内容に応じて、受注伝票や注文請書を作成します。受注伝票や注文請書の発行は義務ではありませんので、省略されることもあります。
しかし、トラブルを未然に防ぎ、注文内容を双方で確認するために、発行しておくと安心です。
- 出荷＆納品
物流センターに出荷指示書を出し、注文した商品を出荷します。出荷前には検品を行い、商品に適した梱包を行います。納品書を発行する場合は、商品の梱包の中に同封することがほとんどです。
受注管理システムを導入して効率化するメリット
煩雑になりがちな受注管理を正確に行うには、受注管理システムを導入するのがおすすめ。手作業やExcelの利用では、どうしても各工程の連携に限界があり、ヒューマンエラーも生じやすくなります。一元管理できる受注管理システムの導入をぜひ検討しましょう。具体的な受注管理システムのメリットは、下記のとおりです。
多くの業務を自動化できる
受注管理システムでは、一度入力した数字を自動で次の工程に反映できます。多くの業務を自動化できるため、ヒューマンエラーを防げる上に、人件費削減にもつながります。
ほかのシステムとの連携が可能
受注管理システムは、在庫管理システムや経理システム、販売管理システムなど、ほかのシステムとの連携が可能です。システム連携を活用することで、受注管理だけでなく、経理業務や購買業務など、さまざまな業務の効率化にもつながります。
顧客満足度につながる
受注管理システムによる業務の自動化は、リードタイムを重視する顧客の獲得や顧客満足度向上に寄与します。
受注管理システムを活用すれば、24時間いつでも自動で受注後のメール送信や出荷指示が可能に。一方、受注を人の目で確認して、手作業で出荷指示を出す場合は、どうしても営業時間に応じた対応になってしまいます。システムを利用することで、時間帯を問わずスピーディーで正確な対応が可能です。
受注管理をアウトソーシングして効率化するメリット
受注管理は、外部の物流専門企業にアウトソーシングすることもできます。アウトソーシングによって得られるメリットは下記のとおりです。
専門性が高いので効率化が加速
物流専門企業は、物流に関する高い専門性や最新設備を保有しています。こうした企業に受注管理をアウトソーシングすることで、最新のノウハウを活用した業務効率化が可能です。
例えば、倉庫内のピッキングや梱包、荷物の移動などを自動化するロボットを自社で導入するには多大な時間と手間、コストがかかります。最初からこうしたシステムを保有している物流専門企業に業務委託することで、スピーディーに効率化を進められます。
手間やコストを一気にカット
受注管理をアウトソーシングすれば、管理に必要な手間やコストを大幅に削減することが可能です。受注管理にかかるシステムの費用や倉庫を自社で維持するための費用、人件費などがすべて不要になるため、自社のリソースをコア業務に注力できます。こうしたメリットは、受注数が多い企業ほど得やすくなります。
きめ細かなサービスを提供できる
受注管理を、ノウハウを持った物流専門企業に委託することで、顧客に対してよりきめ細かなサービスを提供することが可能になります。
特に、EC業界や通信販売では、梱包や加工の品質、受注から納品までのリードタイムなど、物流専門企業ならではの質の高いサービスを提供することが、顧客の満足度につながりやすくなります。
受注管理の効率化のご相談はプラス ロジスティクスグループへ
受注数が伸びるにつれて、受注管理はどんどん煩雑になっていきます。その上、顧客満足度に直結する業務ですから、正確に行うことが必要です。システム化やアウトソーシングを行い、受注管理の自動化と効率化を進めていきましょう。
受注管理をアウトソーシングする際は、物流管理のノウハウを持った企業を選ぶことが重要です。物流専門企業のプラス ロジスティクスグループでは、お客様の取り扱い商材や顧客ニーズに合わせた受注管理のカスタマイズを行っています。受注の増加で管理手法に困難を感じている方や、受注管理のあり方を見直したい方は、ぜひご相談ください。
