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商品の在庫数を管理する在庫管理は、商品を顧客のニーズに応えて適切なタイミングで届けるために重要な業務です。在庫管理が正しく行われていないと、商品の欠品によって販売機会を逸したり、過剰な仕入れによる損失が出たりする可能性があります。
この記事では、在庫管理の目的や方法、メリット、課題などについて詳しく解説します。
在庫管理とは商品を適切に供給するために、適切な在庫数を管理すること
在庫管理とは、企業が保有する「在庫」の必要数を把握し、適切な数を確保できるように管理することです。
在庫というと、倉庫などに格納している商品在庫がわかりやすい事例ですが、在庫管理における在庫はそれだけではありません。外部に商品として出荷する商品のほか、商品を製造するのに必要な資材、製造途中の商品なども、在庫に含まれます。
在庫は企業の資産ですが、現預金のような流動性はありません。余剰在庫を多数抱えていると、資産はあるのにキャッシュフローが悪化するということになりかねません。また、経年によって在庫の価値が目減りしてしまうこともあるでしょう。このようなことが起こらないためにも、適切な在庫管理が必要なのです。
在庫管理の目的
在庫管理を行う主な目的は、「顧客の要望に応じた商品の提供」と「利益の最大化」の2点です。それぞれの解説とポイントをご紹介します。
適切な在庫をマネジメントし顧客の要求に合わせて商品を提供する
顧客からの注文を遅滞なく受注し、納品するためには、必要数の在庫が必要です。在庫がなければ、顧客の注文に応えられずに販売機会を逸してしまう可能性があります。たとえ取り寄せが可能でも、待たせることになるため、キャンセルされたり、顧客満足度の低下を招いたりします。
反対に、顧客から入る注文以上の過剰な在庫を抱えると、倉庫の圧迫やキャッシュフローの悪化といった問題につながります。経年によって商品が劣化してしまうと、時間をかけて販売することも難しくなります。
在庫数は、多くても少なくても問題があります。商品ごとの売上の推移や季節ごとのニーズの変化などを確認し、適切な在庫数をキープすることが肝心です。
在庫の無駄をなくして利益を最大化する
在庫は企業の資産に計上されますが、現預金とは異なり、即座に現金化できるものではありません。また、商品を製造、販売するためにかかった経費は、商品が売れるまで経費計上できません。
過剰に商品を仕入れると、仕入れにかかった金額を経費にすることができず、手元のキャッシュは減り、商品在庫だけが過剰になるといった事態に陥ります。このような状況は貸借対照表などにも表れることから、金融機関や取引先に悪印象を抱かれてしまう可能性もあるでしょう。無駄な在庫を抱えることは、経営面でのリスクにもつながります。
在庫管理の方法
在庫管理は、下記の4つの業務に分類できます。適切な在庫管理を行うために、現状の管理方法に手抜かりがないかどうかをご確認ください。
在庫の把握
商品や資材がどこに、どれだけ保存されているのかといった確認が必要です。在庫リストがあれば、受注のタイミングで必要な商品があるかどうかを即座に確認できますし、保管場所が明確なら、スムーズに出荷処理を行うことができます。
また、いつ入荷した商品なのかも併せて記録することで、商品の状態なども把握しやすくなります。賞味期限や消費期限がある商品については、期限も併せて記録しておくといいでしょう。
在庫のリストアップは手入力などのアナログで行っていると、どうしてもミスは起こるものです。リアルタイムで正確な在庫状況を把握するためには、WMS（倉庫管理システム）の利用がおすすめです。
WMSについてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
倉庫の環境を整備
倉庫の環境を適正に整備することも、在庫管理に必要なことです。ゴミやほこりなどが多い倉庫では、商品に異物が混入したり、劣化を早めたりするリスクが高まります。倉庫の清掃や管理、設備の見直しなどを定期的に行ってください。
棚を整理する
商品を保管する棚に番号を振り、どこに何があるのかを明確に把握できるようにします。このように番号を振った保管場所を「ロケーション」と呼びます。同じ分類の商品を同じロケーションに保管することで、入庫やピッキングの手間を省き、効率の良い管理ができます。
出入庫作業のルールを策定する
商品の出入庫は、さまざまな人の手が介在するのが一般的。どのスタッフが行っても同じ品質で業務が行われるように、ルールの策定が必要です。個人の能力に依存せず、誰が行っても同じクオリティの作業ができる環境を整備します。
商品のピッキングを例に考えてみましょう。「商品を手に取ってからバーコードをスキャンする」場合と、「商品のバーコードをスキャンしてから手に取る」場合、これらは同じ作業に見えますが、作業精度が違ってきます。
後者の「商品をスキャンしてから手に取る」だと、スキャンした商品とは別の商品を手に取るリスクが発生します。そのため、前者の「商品を手に取ってからバーコードをスキャンする」をルールにするのが正しいといえます。このように、一つひとつの作業について明確なルールを設けることが、ミスの低減につながるのです。
在庫管理のメリット
適切な在庫管理は、企業の売上向上に寄与します。また、業務効率化にもつながるでしょう。在庫管理によって得られる具体的なメリットは、下記のとおりです。
生産性の向上
商品の在庫管理の場合、商品を保管する場所を明確にすることで、入庫やピッキングがわかりやすくなります。「どこに保管しよう」「この商品はどこにあるんだろう」と迷うことがなくなりますから、生産性の向上や人件費の削減につながるでしょう。
余剰在庫の削減
商品の在庫数の管理を徹底することで、何をいくつ仕入れるべきなのかが明確になります。余剰在庫や欠品を防ぎ、適切な在庫量をキープすることができます。不良在庫の保管や廃棄にかかるコストの削減も可能です。
販売機会の損失を防ぐ
商品の在庫が不足して欠品になると、顧客からの注文に応えることができなくなります。販売機会を失い、売上が減少するだけでなく「欠品が多い」「注文しても商品が届くまでに時間がかかる」といった悪印象がつくと、顧客離れにもつながるため注意が必要です。
品質の安定
適切な在庫量をキープするとともに、在庫の先入れ先出しを徹底すれば、経年による品質の低下を防げます。特に、賞味期限や消費期限がある商品を扱っている場合は注意が必要です。
期限間近の商品や期限切れの商品を納品してしまうと、信頼を失うことになりかねません。入荷日や保管期間、賞味期限や消費期限などを管理しておけば「賞味期限まで◯ヵ月以上ある商品をお送りします」といった案内も可能になります。こうしたマネジメントも在庫管理の一環です。
保管スペースの確保
適切な在庫量をキープすることで、余剰在庫を保管するためのスペースが不要になります。保管スペースを確保することで、繁忙期に備えることも可能です。
また、適切なロケーション管理は、無駄なスペースの削減と効率の良い商品配置につながります。
キャッシュフローの改善
在庫管理によって余剰在庫を防げば、商品や資材を仕入れすぎてキャッシュを失うというリスクを防げます。
何を、いつ、いくつ仕入れておけば良いのかを分析し、その計画にもとづいた仕入れを行うことで、キャッシュフローを改善することが可能です。
在庫管理が持つ課題とは？
在庫管理は、企業にとって売上にかかわる重要性の高い業務です。在庫管理を行う際の課題を理解し、対策を検討することが求められます。在庫管理を行う際に知っておきたい課題には、下記の3つがあります。
入力ミス・検品ミスなどの人的ミス
商品管理台帳や伝票の記入を人力でアナログに行うと、ヒューマンエラーが起こりやすくなります。
ルールやチェックをどんなに徹底しても、人的ミスをゼロにすることはできません。在庫管理のシステム化を進め、人の手に頼らずに作業できる環境整備が必要です。
ルールが曖昧になりがち
在庫管理のルールは、扱う商品が多いほど曖昧になりがちです。新しい商品や設備に合わせたルールを追加していくと、齟齬が生じたり、ルールの徹底が難しくなったりすることもあるでしょう。
しかし、ルールが曖昧なままでは、作業する人によって作業品質が変わったり、管理が徹底できなくなったりするおそれがあるため、定期的なルールの振り返りと策定は必須といえます。
作業担当者に管理を依存しがち
在庫管理についてのルールが徹底されていない状況では、在庫管理を実際に作業するスタッフや管理者に依存した運用が行われるリスクが高まります。
管理や作業が属人化すると、企業として適切な管理を行うことが困難な状況になるため、作業を標準化し、誰でも理解できるようなマニュアルの整備が重要といえます。
物流の効率化には在庫管理の正確性と徹底が重要
顧客満足度を高め、事業を成長させていくためには、正確な在庫管理の徹底が大切です。WMSなどのシステムを導入するとともに、自社に合ったルールを策定して人的ミスを防いでください。
とはいえ、「どこから始めればいいかわからない」「属人化が進んでいて対応が難しい」といった担当者レベルでの悩みもあるでしょう。こうした課題の解決には、物流専門会社の活用がおすすめです。
プラス ロジスティクスグループでは、事業内容や状況に応じた管理方法をオーダーメイドでご提案しています。手間をかけずに確実な在庫管理を実現したいお客様は、ぜひご相談ください。
